Suoraan sisältöön

Koulukuraattorin asiakkaat

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
15.10.2020

1. Rekisterin nimi

Koulukuraattorin asiakasrekisteri

2. Rekisterinpitäjä

Enonkosken kunta (0163687-9)
Enonkoskentie 3T, 58175 Enonkoski

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Rehtori-sivistystoimenjohtaja
Enonkoskentie 3T, 58175 Enonkoski
p. 044 345 3045

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Enonkosken kunnan tietosuojavastaava
tietosuojavastaavasavonlinna.fi
p. 044 345 3045

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Yksilökohtaisen oppilas- ja opiskeluhuollon kuraattoripalvelujen järjestäminen ja asiakassuhteen hoitaminen Enonkosken kunnan sivistystoimessa.

Henkilötiedon käsittelyn oikeusperuste on lakisääteinen.

Keskeinen lainsäädäntö:
Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013)

6. Rekisterin tietosisältö

  • Koululaiset tiedot: etu- ja sukunimi, henkilötunnus, kotiosoite, koulu, luokka-aste, kyselylomakkeet sekä kirjaukset koulupalavereista, puheluista, Wilma-viesteistä, suullisista tukikeskusteluista ja verkkoyhteistyöstä ja tukitoimista.
  • Huoltajien tiedot: etu- ja sukunimi, kotiosoite ja puhelinnumero, huoltajan tyyppi

Rekisteritiedot ovat salassa pidettäviä.

Salassapidon perusteena:
Julkisuuslaki (621/1999, § 24)

7. Henkilötietojen tietolähteet

  • Oppilas/opiskelija itse tukikeskustelujen yhteydessä
  • Huoltajat, opettajat, muu henkilökunta sekä muu yhteistyöverkosto (sosiaalitoimi, mielenterveys- ja päihdepalvelut, nuorisotoimi, poliisi, yms.) ja kuraattorin omat havainnot
  • Terveydenhuollon henkilöstö oppilaan/huoltajan luvalla
  • MultiPrimus – oppilashallintorekisteri

8. Henkilötietojen käsittelijät

Sopimuksenmukainen koulukuraattoripalvelutuottaja.

Käsittelijänä toimii myös rekisterin hallinnassa käytettävän tietojärjestelmän sopimuksen mukainen tietojärjestelmätoimittaja.

9. Henkilötietojen luovutukset

Oikeus luovuttaa tietoja perustuu oppilaan/huoltajan nimenomaiseen suostumukseen. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa kunnan opetustoimen sisällä/oppilaitoksen sisällä edellyttäen, että tiedot ovat välttämättömiä opetuksen tai opiskeluhuollon tarkoituksenmukaisen järjestämisen kannalta.

Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään kunnan tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti: Asiakirjojen säilytys vähintään 30 vuotta palvelun päättymisestä tai 12 vuotta kuolemasta.

Säilytysajan perusteena on:
Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015)

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Muistin avuksi koulukuraattori kirjaa tiedot paperille, jonka jälkeen hän kirjoittaa muistiinpanot Wilmaan käyttöoikeuksilla rajattuun erillisnäkymään. Käsin kirjoitettu paperi tuhotaan sen jälkeen.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmän käyttöoikeuksia. Lisäksi suojausta tukevat asianmukaiset päivitykset sekä verkkotekniset ja laitesijoitteluun liittyviä tekniset suojaustoimet.

Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajan kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista. Järjestelmäntoimittaja hoitaa rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Manuaalisesti syntyvät asiakirjat säilytetään sivistystoimen yksiköissä lukituissa tiloissa.