Vaalien järjestäminen

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
26.1.2021

1. Rekisterin nimi

Vaalien järjestämiseen liittyvä henkilötietojen käsittely

2. Rekisterinpitäjä

Enonkosken kunta (0163687-9)
Enonkoskentie 3T, 58175 Enonkoski

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Kunnanjohtaja
Enonkoskentie 3T, 58175 Enonkoski
p. 044 345 3012

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Enonkosken kunnan tietosuojavastaava
tietosuojavastaavasavonlinna.fi
p. 050 401 7788

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on luottamushenkilöiden ja vaalitoimitsijoiden henkilötietojen ylläpito vaalien järjestämistä ja toteuttamista varten.

Rekisterissä käsitellään myös koti- ja laitosäänestykseen osallistuvien asiakkaiden henkilötietoja äänestyksen järjestämiseksi.

Henkilötiedon käsittelyn oikeusperuste on lakisääteisen tehtävän toteuttaminen.

Keskeinen lainsäädäntö:
Suomen perustuslaki (731/1999)
Kuntalaki (410/2015)
Vaalilaki (714/1998)
Oikeusministeriön vaaliohjeet

6. Rekisterin tietosisältö

Vaalityöhön osallistuvat:

• nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero sekä luottamushenkilöistä tieto siitä minkä poliittisen ryhmän paikalla henkilö toimii vaalitoimikunnassa tai – lautakunnassa

Kotiäänestykseen osallistuvat:

• nimi, osoite, henkilötunnus, sähköpostiosoite (jos on), puhelinnumero sekä mahdollisesti tarvittavia tietoja kotiäänestyksen järjestämiseksi. Lisäksi mahdollisen omaishoitajan nimi ja henkilötunnus sekä mahdollisen kotiäänestysilmoittautumisen tekijän nimi ja puhelinnumero.

7. Henkilötietojen tietolähteet

Luottamushenkilöiden henkilötiedot saadaan kultakin poliittiselta ryhmältä, joka esittää kyseistä henkilöä luottamustoimeen vaalitoimikuntaan tai –lautakuntaan ja osallistuvilta itseltään.

Vaalitoimitsijoiden henkilötiedot saadaan vaalien järjestämiseen osallistuvilta itseltään.

Kotiäänestykseen osallistuvien henkilötiedot saadaan ilmoittautuneelta tai hänen valtuuttamaltaan henkilöltä.

8. Henkilötietojen käsittelijät

Enonkosken kunnan työntekijät, joilla on työtehtävien mukaiset oikeudet rekisteritietoihin.
Käsittelijöinä toimivat myös henkilöstöpalveluiden sopimuksen mukainen palveluntuottaja.

9. Henkilötietojen luovutukset

Vaalilautakuntien ja toimikuntien jäsenten yhteystietoja voidaan luovuttaa kunkin lautakunnan ja toimikunnan puheenjohtajistolle vaalitoimituksen järjestämistä varten.

Kotiäänestyslomake henkilötietoineen luovutetaan vaalitoimikunnan nimeämille vaalitoimitsijoille (2 nimettyä), jotka vastaavat kotiäänestyksen käytännön järjestelyistä. Vaalitoimitsija toimittaa täydennetyn lomakkeen keskusvaalilautakunnalle, kun kotiäänestys on suoritettu.

Muuten tietoja ei luovuteta.

Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Vaalien järjestämiseen osallistuvien henkilöiden henkilötiedot säilytetään seuraaviin vastaaviin vaaleihin asti, jonka jälkeen ne tuhotaan.

Kotiäänestykseen ilmoittautuneiden yhteystiedot säilytetään seuraaviin vastaaviin vaaleihin, jonka avulla heitä informoidaan kotiäänestysmahdollisuudesta.

Vaaliluettelot ja vaaliluettelon mukana toimitettu luettelo ennakkoon äänestäneistä sekä keskusvaalilautakunnan pöytäkirjat ovat pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja.

Säilytysaikaa ohjaa:
Säilytysaika perustuu lakiin, Kansallisarkiston päätökseen ja Oikeusministeriön antamaan määräykseen sekä kunnan tiedonohjaus-/arkistonmuodostussuunnitelmaan.

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Vaalitoimintaan osallistuneiden työsuhdeasiat hallinnoidaan henkilöstöpalveluiden palveluntuottajan tietojärjestelmässä.

Henkilötietoja käsitellään myös Vaalitietojärjestelmässä, jonka omistaa oikeusministeriö ja sen teknisestä ylläpidosta vastaa Oikeusrekisterikeskus yhdessä Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskuksen ja alihankkijoiden kanssa. Järjestelmästä löytyvät tiedot  mm. äänestyspaikoista, ehdokkaista ja äänioikeutetuista. Myös vaalien tuloslaskenta ja tuloksen julkaisu tapahtuvat järjestelmän avulla.

Rekisterin käyttö on rajoitettu niille henkilöille, jotka tarvitsevat sitä työtehtäviensä perusteella. Henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa.