Henkilöstöpalvelut
EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)
Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
25.10.2022
1. Rekisterin nimi
Henkilöstöpalvelut
2. Rekisterinpitäjä
Enonkosken kunta (0163687-9)
Enonkoskentie 3T, 58175 Enonkoski
3. Rekisterin vastuuhenkilö
Kunnanjohtaja
Enonkoskentie 3T, 58175 Enonkoski
p. 044 345 3012
4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa
Enonkosken kunnan tietosuojavastaava
tietosuojavastaavasavonlinna.fi
p. 050 401 7788
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena:
- henkilöstö- ja palvelussuhdeasioiden hoitaminen
- työnantajan lakisääteisten tehtävien ja velvoitteiden toteuttaminen
- luottamushenkilöiden henkilötietojen ylläpito ja palkkionmaksatusten hoitaminen
- työajansuunnittelu ja -seuranta, kulunvalvonta
- työvoiman hankinta (rekry)
- henkilöstön matkustuksenhallinta
- henkilöstön osaamisen ylläpito
- henkilöstön johtaminen
- henkilöstöhallinnon seuranta (raportointi ja tilastointi)
Käsittelyn oikeusperuste on lakisääteinen sekä työsopimukseen ja osittain myös suostumukseen perustuva.
Keskeinen lainsäädäntö:
Työsopimuslaki (55/2001)
Laki kunnallisesta viranhaltijasta (304/2003)
Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)
Julkisuuslaki (621/1999)
6. Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää ne tiedot, joita kunta tarvitsee työntekijöistään, luottamushenkilöistään sekä kunnan omaan eläkejärjestelmään kuuluvista henkilöistä hoitaessaan työnantajatehtäviä:
- perustiedot henkilöstö: nimi, henkilötunnus, osoite, pankkitilinumero, verotiedot, palvelussuhdetiedot, organisaatiotiedot, työura
- luottamushenkilöiden henkilötiedot: nimi, henkilötunnus, yhetystiedot, pankkitilitiedot, puolutiedot
- vuosilomat: lomavuoden lomaoikeus, lomajaksot
- palkkaperusteet; palkanosat, ammattiyhdistys (salassa pidettävä, erikseen arkistoitava tieto), luontaisedut
- tutkinnot ja osaamista koskevat tiedot, tavoitekeskustelut
- palkanlaskenta ja maksatus
- eläkkeeseen vaikuttavien tietojen tallennus
- pidätysten suoritus (mm. ennakonpidätys, eläke- ja työttömyysvakuutusmaksu)
- palkansaajien etuudet
- työ- ja virkamatkatiedot
- terveystietoja, jotka salassa pidettävät ja erikseen arkistoitavat
- työvuorosuunnittelu ja työajan seuranta
- kulunvalvonta (työntekijän nimi, työaikaryhmä, kulkualue ja mobiilinumero)
- henkilöstötilastointi
Rekisteritiedot ovat osittain salassa pidettäviä.
Salassapidon peruste:
Julkisuuslaki (621/1999, 24§)
7. Henkilötietojen tietolähteet
Tiedot saadaan:
- palkan-, palkkioiden- ja eläkkeensaajilta sekä työnhakijoilta
- palvelussuhteita koskevien päätösten tekijöiltä
- luottamushenkilötiedot asianomaisilta
- verohallinnosta ennakonpidätystä varten
- eläkevakuutuksista työnantajamaksuja varten
- vakuutusyhtiöstä työnantajamaksuja varten
- viranomaisilta (etuudet, työntekijän lakisääteiset maksut)
- matkustuksenhallinta-, työvuorosuunnittelu- ja kulunvalvontajärjestelmistä
8. Henkilötietojen käsittelijät
Enonkosken kunnan työntekijät, joilla on työtehtävien käyttöoikeudet henkilöstöhallinnon rekisteritietoihin. Käsittelijöinä toimivat myös sopimusten mukaiset henkilöstöhallinnon palveluntarjoaja sekä tietojärjestelmätoimittajien edustajat.
9. Henkilötietojen luovutukset
Tietoja luovutetaan lakiin tai suostumukseen perustuen seuraaville tahoille:
- sopimuksen mukainen henkilöstöhallinnon palveluntarjoaja
- viranomaiset: Tulorekisteri (josta tiedot Verohallintoon ja Kuntien eläkevakuutuskeskukseen), Tilastokeskus, Valtionkonttori ammattiliitot, ulosotto
- työterveyshuollon palvelujen tuottaja työterveyshuoltolaissa (1383/2001) säädettyjen työterveyshuollon tehtävien toteuttamista varten, jollei työntekijä ole kieltänyt luovuttamista (13.8.2004/759, 5 § 3 mom.)
- luottamushenkilötiedoista puolueet; perityt puolueverot henkilöittäin
10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
11. Henkilötietojen säilytysaika
Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään kunnan arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti joko pysyvästi tai määräajan.
Säilytysajan perusteena on:
Kansallisarkiston määräykset
Kuntaliiton suositukset
12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet
A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus
Rekisterin tietosisältöä käsitellään useissa eri tietojärjestelmissä mukaan lukien sopimuksen mukaisen talous- ja henkilöstöpalveluiden palveluntuottajan ylläpitämät tietojärjestelmät.
Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmien käyttöoikeuksia työtehtävän mukaisesti, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.
Rekisterinpitäjän ja palveluntarjoajan kesken on tehty sopimukset tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista.
Palveluntarjoajan hoitavat rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.
B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus
Aineisto sijaitsee lukituissa tiloissa ja aineistoa saa käsitellä vain henkilöt, joilla työtehtävien mukainen oikeutus tiedonkäsittelyyn.