Jätehuollon asiakashallinta

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
25.9.2020

1. Rekisterin nimi

Jätehuollon asiakashallinta

2. Rekisterinpitäjä

Alueellinen jätelautakunta, Savonlinna
Savonlinnan kaupunki
Olavinkatu 27, 57130 Savonlinna

3. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Jätehuoltoinsinööri
Alueellinen jätelautakunta, Savonlinna
p. 044 417 4612

4. Rekisteriasioiden käsittelyn yhteyshenkilö

Toimitusjohtaja
Savonlinnan seudun Jätehuolto Oy
p. 0440 647 838

5. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Enonkosken kunnan tietosuojavastaava
tietosuojavastaava[at]savonlinna.fi
p. 050 401 7788

6. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisterin käsittelyn tarkoitus on alueellisen jätelautakunnan toimialueen asuin- ja vapaa-ajankiinteistöjen sekä julkisen hallinto- ja palvelutoiminnan kiinteistöjen jätehuollon asiakkuuksien hallinnointi. Rekisteriä käytetään jätehuollon perus- ja aluekeräysmaksujen laskutukseen sekä asiakaspalvelun toteuttamiseen. Tehtävä on siirretty Jätelain § 43 mukaisena palvelutehtävänä Savonlinnan Seudun Jätehuolto Oy:lle.

Jätehuollon asiakasrekisterin pitäjä on Alueellinen jätelautakunta, Savonlinna. Jätelautakunta on kuntien yhteinen jätehuoltoviranomainen, joka hoitaa lakisääteiset jätehuollon järjestämisen viranomaistehtävät. Tehtävät on määritelty tarkemmin kuntien tekemässä sopimuksessa yhteislautakunnasta. Jätelautakunta hyväksyy myös rekisteriin pohjautuvat maksuunpanoluettelot.

Henkilötiedon käsittelyn oikeus perustuu lainsäädäntöön, sopimukseen ja julkisen vallan käyttämiseen.

Keskeinen lainsäädäntö:
Jätelaki (626/2011)
Kunnallinen jätehuoltomääräys
Laki jätelain muuttamisesta (445/2018)

7. Rekisterin tietosisältö

• Henkilötiedot: nimi (ja henkilötunnus) ja laskutusosoite
• Kiinteistö- ja rakennustiedot: osoite, kiinteistö- ja rakennustunnus, käyttötarkoitus, jätehuollon järjestämismuoto, laskutushistoria ja mahdolliset viranomaispäätökset

8. Henkilötietojen tietolähteet

Rekisterin ylläpito pohjautuu ensisijaisesti asiakkailta ja jätehuoltoviranomaiselta saatavaan tietoon. Kunnallisten jätehuoltomääräysten mukaan (17 §) asiakas on velvollinen ilmoittamaan asiakasrekisteriin vaikuttavista muutoksista yhtiölle. Muutokset huomioidaan ilmoituspäivästä alkaen.

Muita tietolähteitä ovat kiinteistörekisteri, rakennusrekisteri ja väestötietorekisteri (VTJ).

9. Henkilötietojen käsittelijät

Rekisterin käsittely, käyttö ja tekninen ylläpito toteutetaan Alueellisen jätelautakunnan toimeksiannosta kuntien omistamassa jätehuoltoyhtiössä, Savonlinnan Seudun Jätehuolto Oy:ssä. Yhtiö hoitaa jätehuollon käytännön järjestämisen. Tehtävät on määritelty tarkemmin osakassopimuksessa.

Käsittelijöinä toimivat myös Savonlinnan kaupungin ATK-yksikkö (palvelinpalvelun tarjoaja) ja käytettävää sovellusta (JHL) tuottavan ohjelmistotoimittajan edustajat.

10. Henkilötietojen luovutukset

Säännönmukaista tietojen luovuttamista ei tehdä.

11. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

12. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään kaupungin tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti, joko pysyvästi tai määräajan.

Säilytysajan perusteena on:
Kansallisarkiston ohjeistus
Kuntaliiton suositukset

13. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Rekisterin hallinnassa käytetään ensisijaisesti JHL-ohjelmistoa. Ohjelmaan kirjautuminen edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttöoikeus on rajatulla ryhmällä Savonlinnan Seudun Jätehuolto Oy:ssä. Tietoja saa katsoa ja käyttää ainoastaan työtehtävien hoitoa varten.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmän käyttöoikeuksia, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.

Kaupungin ATK-yksikkö ja ohjelmistotoimittaja hoitaa rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa. Kaikki asiakastietoja sisältävät tarpeettomat tulosteet kerätään jätelautakunnan osalta keskitetysti tietosuojausta vaativana keräyspaperina ja toimitetaan asianmukaiseen käsittelyyn ostopalveluna. Savonlinnan Seudun Jätehuolto Oy tuhoaa ko. tulosteet itse.