Opetuksen järjestäminen

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
25.9.2020

1. Rekisterin nimi

Opetuksen järjestäminen

2. Rekisterinpitäjä

Enonkosken kunta (0163687-9)
Enonkoskentie 3T, 58175 Enonkoski

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Rehtori-sivistystoimenjohtaja
Enonkoskentie 3T, 58175 Enonkoski
p. 044 345 3045

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Enonkosken kunnan tietosuojavastaava
tietosuojavastaavasavonlinna.fi
p. 050 401 7788

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisterin tarkoituksena on hallinnoida iltapäivätoiminnan tietoja, esi- ja perusopetuksen oppilastietoja, opintosuorituksia, opetussuunnitelmia, opetuksen järjestämistä ja koulukuljetuksia sekä tuottaa Enonkosken kunnan sivistystoimen toiminnan suunnittelun, toteutuksen, seurannan ja arvioinnin apuna käytettävät oppilashallinnon tilastotiedot.

Rekisterissä hallinnoidaan myös opetustoimea toteuttavan henkilöstön tietoja.

Henkilötiedon käsittelyn oikeusperuste on lakisääteinen.

Keskeinen lainsäädäntö:
Kuntalaki (410/2015)
Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013)
Varhaiskasvatuslaki (540/2018)
Perusopetuslaki (628/1998)
Julkisuuslaki (621/1999)

6. Rekisterin tietosisältö

• rekisteröidyn oppilaan tiedot: oppilaan henkilötunnus, nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, sukupuoli, kouluaste, koululuokka, kansalaisuus, äidinkieli, kotikieli, uskontokuntalaji, maahanmuuttoon liittyvät tiedot, oppivelvollisuuden alkamispäivä, esiopetustiedot, huoltajien tiedot, koulunkäyntihistoria, päätökset, oppilaan tukeen liittyvät tiedot, opiskelijakohtaiset muistiot, koulumatkatiedot, kielivalinnat, poissaolot, kuvan julkaisuluvat, video- ja kuvatallenteet, koulumuoto, opetussuunnitelma, opiskelijalaji, iltapäivätoiminnan tiedot, arvioinnit, todistukset
• koulukuljetuksen järjestämistä koskevat tiedot: kuljetusoppilaan nimi ja yhteystiedot, koulun tiedot ja bussikortinhaltijat sekä liikennöitsijän nimi ja yhteystiedot
• opettajien tiedot: opettajan henkilötunnus, nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, sukupuoli, pääkoulu, koulut, tehtävä/toimenkuva, virkanimike, vakanssinumero, palvelussuhteen luonne, palvelussuhteen päättymispäivä, virkavapaustiedot, Wilman käyttäjäoikeudet ja -käyttäjäryhmät
• muun henkilökunnan tiedot: henkilökunnan jäsenen henkilötunnus, nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, sukupuoli, tehtävä/toimenkuva, Wilman käyttäjäoikeudet ja -käyttäjäryhmät
• kouluun liittyvät perustiedot: koulun virallinen numero, rehtorin nimi, puhelinnumerot sekä lukuvuoteen, sen jaksotukseen ja Wilma -oikeuksiin liittyvät tiedot
• tiedot opetussuunnitelmista, kursseista, opintonsa päättäneistä ja keskeyttäneistä siirretään järjestelmän arkistoon

Järjestelmästä tuotettavat em. tietoja sisältäviä tilastoja, raportteja ja tulosteita tarpeen mukaan ja niitä käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti hyvää tiedonhallintatapaa noudattaen.

Osa rekisteritiedoista on salassa pidettävää.

Salassapidon perusteena:
Julkisuuslaki (621/1999, § 24)

7. Henkilötietojen tietolähteet

• oppilaat ja heidän vanhempansa / huoltajansa
• opettajat ja muut viranomaiset (kuten päiväkodin johtajat, terveydenhoitajat, koulukuraattorit, koulupsykologit, perheohjaajat)
• muut opetuksen järjestäjät (mm. aiemmat oppilaitokset)
• kuvauslaitteet
• yhteishaussa käytettävä Opintopolku –järjestelmä
• henkilöstöpalvelut
• Digi- ja väestötietoviraston väestörekisteri (henkilötietojen päivittäminen)

8. Henkilötietojen käsittelijät

Enonkosken kunnan sivistystoimen työntekijät (hallinto, opettajat ja muu henkilökunta), joilla työtehtävien mukaiset käyttöoikeudet rekisteriin.

Oppilaat ja heidän vanhempansa/huoltajansa (Wilma) omien henkilötietojen (yhteystietojen) käsittelijöinä.

Käsittelijöinä toimivat myös rekisterin hallinnassa käytettävien tietojärjestelmien sopimusten mukaiset tietojärjestelmätoimittajat.

9. Henkilötietojen luovutukset

• Esioppilaiden ja perusopetuksen oppilaiden koulukuljetuksien järjestämistä koskevia tietoja annetaan liikennöitsijälle.
• Lakiperusteiset luovutukset: Opetushallitukselle (KOSKI-tietovaranto), Opetus- ja kulttuuriministeriölle, Tilastokeskukselle (perusopetustilastot vuosittain 20.9. päiväyksen tilanteesta), muille viranomaisille, Opintopolkuun yhteishakua varten.
• Tarvittaessa muille viranomaisille, rekisteröidyn suostumuksella tai jos viranomaisella lakisääteinen peruste käsitellä asianomaisia tietoja.
• Järjestelmän käyttäjätietoja toimittajalle verkko-oppimisympäristöjen käyttövaltuushallintaan (mm. SanomaPro).
• Joitakin tietoja voidaan oppilaan nimenomaisella suostumuksella (erillinen lomake / Wilma) julkaista esim. oppilaitoksen www-sivuilla. Henkilö voi myös kieltää tietojensa luovuttamisen ja julkaisun.
• Oppilaan muuttaessa uuden asuinpaikan koulutoimelle.

Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteröidyn oppilaan tiedoilla on erilaisia säilytysaikoja.  Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään kunnan arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.

Säilytysajan perusteena on:
Kansallisarkiston määräykset
Kuntaliiton suositukset

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Oppilashallinnon kokonaisrekisterin ylläpidossa on käytössä seuraava tietojärjestelmäkokonaisuus:

• Visma In School oppilashallinnon kokonaisjärjestelmän ydin MultiPrimus
• lukujärjestyksen suunnitteluohjelma Kurre sekä
• Primuksen ja Kurren yhteinen käyttöliittymä verkkopalvelu Wilma

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmän käyttöoikeuksia (sivistystoimen hallinto ja opettajat). Jokainen käyttäjä /-ryhmä näkee vain oman luokkansa tiedot käyttöoikeuksiensa puitteissa. Pääkäyttäjillä on kaikkien tietojen käsittelyyn täydet oikeudet. Lisäksi suojausta tukevat asianmukaiset päivitykset sekä verkkotekniset ja laitesijoitteluun liittyviä tekniset suojaustoimet.

Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajan kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista. Järjestelmäntoimittaja hoitaa rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

Wilmaa käyttää sekä opetustoimi että oppilas ja hänen huoltajansa. Järjestelmään kirjataan vain opetuksen järjestämisen kannalta tarpeellista tietoa. Käyttäjätunnus on henkilökohtainen ja tunnus on sidottu yhteen henkilöön. Oppilaan kaikki huoltajat saavat halutessaan oman tunnuksen. Tunnusta ei tule antaa muiden käyttöön. Lokiin tallentuu tieto siitä, kuka on katsellut tai muuttanut tietoja.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Kouluilla/ koulutoimessa syntyvät manuaaliset asiakirjat säilytetään sivistystoimen yksiköissä lukituissa tiloissa.