Taloushallinnon palvelut

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
30.9.2020

1. Rekisterin nimi

Taloushallinnon palvelut

2. Rekisterinpitäjä

Enonkosken kunta (0163687-9)
Enonkoskentie 3T, 58175 Enonkoski

3. Rekisteriasioita käsittelevä henkilö

Toimistosihteeri
Enonkoskentie 3T, 58175 Enonkoski
p. 044 345 3017

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Enonkosken kunnan tietosuojavastaava
tietosuojavastaavasavonlinna.fi
p. 050 401 7788

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena:

Enonkosken kunnan ostolaskujen, myyntilaskujen, palkkojen ja tilitapahtumien kirjanpito ja raportointi.

Käsittelyn oikeusperuste on lakisääteisen tehtävän toteuttaminen sekä sellaisen sopimuksen täytäntöönpaneminen, jossa rekisteröity on osapuolena.

Keskeinen lainsäädäntö:
Kuntalaki (410/2015)
Kirjanpitolaki (1336/1997)
Laki kirjapitolain muuttumisesta (1620/2015)
Kirjanpitolautakunnan suositukset ja organisaation sisäinen ohjeistus.

6. Rekisterin tietosisältö

Asiakkaan / toimittajan nimi, osoitetiedot, henkilö- ja y-tunnus, pankkitilit sekä laskujen summat.

Rekisteritiedot ovat osittain salassa pidettäviä.

Salassapidon peruste:
Julkisuuslaki (621/1999, 24§)

7. Henkilötietojen tietolähteet

Tiedot rekisteriin saadaan toimialoilla käsitellyistä maksu- ja laskutusmääräysilmoituksista (alkuperäisenä tietolähteenä sopimukset/asiakkaat/toimittajat), ennakkoperintärekisteristä ja
väestörekisteristä.

8. Henkilötietojen käsittelijät

Enonkosken kunnan työntekijät, joilla on työtehtävien/asiakassuhteen mukaiset käyttöoikeudet talous- ja palkkahallinnon rekisteritietoihin. Sopimuksenmukainen tilintarkastaja sekä sopimuksenmukainen taloushallinnon palveluiden tuottaja ja sen käyttössä olevien tietojärjestelmien toimittajat.

9. Henkilötietojen luovutukset

Taloushallinnosta henkilötietoja luovutetaan tulorekisteriin, perintään ja maksutiedot pankkeihin.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin sisältyvät tiedot säilytetään rekisterinpitäjän
tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.

Säilytysperuste:
Kansallisarkiston ohjeistus
Kuntaliiton suositukset
Kirjanpitolaki

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Rekisterin tietosisältöä käsitellään palveluntarjoajan ylläpitämissä tietojärjestelmissä. Kirjanpitokirjat säilytetään sähköisinä rekisterinpitäjän järjestelmissä.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmien käyttöoikeuksia työtehtävän mukaisesti, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.

Rekisterinpitäjän ja palveluntarjoajan kesken on tehty sopimukset tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista. Palveluntarjoajan hoitavat rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Aineisto sijaitsee lukituissa tiloissa ja aineistoa saa käsitellä vain henkilöt, joilla työtehtävien mukainen oikeutus tiedonkäsittelyyn