Varhaiskasvatus

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016/EU)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjän informointiasiakirja
20.1.2023

1. Rekisterin nimi

Varhaiskasvatuksen järjestäminen

2. Rekisterinpitäjä

Enonkosken kunta (y-tunnus 0163687-9)
Enonkoskentie 3 58175 Enonkoski

3. Rekisterinpitäjää edustava henkilö

Päiväkodin johtaja
Tervarannantie 7, 58175 Enonkoski
p. 044 345 3034

4. Yhteyshenkilö rekisterin tietosuoja-asioissa

Enonkosken kunnan tietosuojavastaava
tietosuojavastaavasavonlinna.fi
p. 050 401 7788

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Lakisääteisen varhaiskasvatuksen järjestäminen (hakeminen, päätökset, kasvatuksen toteuttaminen, laskutus, työvuorosuunnittelu, palkat).

Varhaiskasvatuksen tietojärjestelmä toimii lasten varhaiskasvatuksen päivittäisenä apuvälineenä kaikille siellä työskenteleville työntekijäryhmille. Lisäksi se toimii yhteydenpitovälineenä varhaiskasvatuksen ja vanhempien välillä. Siinä hallinnoidaan mm. seurravat asiat:

• Päiväkodin työntekijät, perhepäivähoitajat, ryhmäperhepäivähoitajat
• Päiväkodin johto, varhaiskasvatuksen johto, vanhemmat
• Lasten sisään- ja uloskirjaukset, poissaolot, lomat, laskutus
• Työntekijöiden sisään- ja uloskirjaukset, koulutukset, lomat, poissaolot
• Raportoinnit, koonnit ja lomakkeet, työaikasuunnittelu
• Lasten varhaiskasvatussuunnitelmat
• Tiedottaminen, viestintä ja lupakyselyt
• Ruokatilaukset
• Palvelusopimusten alaisten tietojen ylläpito ja hallinta
• Allergiatiedot
• Yhteystiedot

Henkilötiedon käsittelyn oikeusperuste on lakisääteisen velvoitteen toteuttaminen.

Keskeinen lainsäädäntö:
Varhaiskasvatuslaki (540/2018)
Valtioneuvoston asetus varhaiskasvatuksesta (753/2018)
Laki lasten kotihoidon ja yksityisen hoidon tuesta (1128/1996)
Laki varhaiskasvatuksen asiakasmaksuista (1503/2016)
Laki sosiaali- ja terveydenhuollon palvelusetelistä (569/2009)
Perusopetuslaki (628/1998)

6. Rekisterin tietosisältö

Lasten ja huoltajien tiedot:

• Henkilötunnus, lapsen nimi
• Huoltajilta nimi, henkilötunnus, osoitetiedot, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet
• Varahakijan/varahakijoiden nimet ja puhelinnumerot
• Lapsen erityisruokavalio
• Lapsen hoitoaikavaraukset ja toteutuneet hoitoajat / poissaolot

Työntekijöiden tiedot:

• Henkilötunnus, nimi
• Työvuorosuunnitelmat
• Työaikakirjaukset

Laskutustiedot

Järjestelmästä tuotetetaan em. tietoja sisältäviä tilastoja, raportteja ja tulosteita tarpeen mukaan ja niitä käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti hyvää tiedonhallintatapaa noudattaen.

Rekisterin tietosisältö on osittain salassa pidettävää.

Salassapidon perusteena:
Julkisuuslaki (621/1999, § 24)
Varhaiskasvatuslaki (540/2018, §40-41)

7. Henkilötietojen tietolähteet

Lasten tiedot saadaan huoltajilta hakemuksen jättämisen yhteydessä, tietoja täydennetään asiakkaan tai hänen edustajiensa antamien tietojen perusteella.
Henkilötiedot päivitetään Digi- ja väestötietoviraston väestörekisteristä viikoittain.

Työntekijöiden tiedot täydennetään työnantajan edustajan toimesta.

8. Henkilötietojen käsittelijät

Enonkosken päiväkodin johtaja ja lastentarhanopettaja sekä sivistystoimiston toimistosihteeri, joilla on työtehtävien/asiakassuhteen mukaiset oikeudet tiettyihin henkilötietoihin.

Käsittelijöinä toimivat myös sopimusten mukaiset tietojärjestelmän sekä taloushallinnon palveluiden toimittajien edustajat.

9. Henkilötietojen luovutukset

• Kela:lle kuukausittain varhaiskasvatuksessa aloittaneiden ja lopettaneiden henkilötunnukset.
• Lasten ja huoltajien sekä henkilökunnan tiedot Opetushallituksen kansallisiin tietovarantoihin (Varda ja esiopetuksessa olevien tiedot Koski) .

Tietoja ei luovuteta suoramainontaan, puhelinmyyntiin, osoitepalveluun eikä markkina- ja mielipidetutkimuksiin.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Poikkeuksena tähän, jos asennat DaisyFamily sovelluksen mobiililaitteeseesi. Rekisteröinnin aikana laitteesi käyttämä IP-osoite siirtyy Googlelle ja sen myötä myös EU-alueen ulkopuolelle.

11. Henkilötietojen säilytysaika

Tietojen säilyttämisessä noudatetaan arkistonmuodostussuunnitelmaa, arkistolaitoksen kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä sekä lainsäädäntöä.

Säilytysperuste:
Kansallisarkiston ohjeistukset.
Kuntaliiton suositukset.

12. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet

A. Sähköiset ylläpitojärjestelmät ja niiden suojaus

Varhaiskasvatuksessa käytetään Daisy Varhaiskasvatusohjelmaa sekä sopimuksenmukaisen taloushallinnon palveluntuottajan järjestelmäratkaisua.

Rekisterin suojaus toteutetaan rajoittamalla tietojärjestelmän käyttöoikeuksia erilaisten käyttäjäroolien avulla, käyttämällä salattua tietoliikenneyhteyttä, toteuttamalla asianmukaiset päivitykset sekä toteuttamalla verkkoteknisiä ja laitesijoitteluun liittyviä teknisiä suojaustoimia.

Rekisterinpitäjän ja järjestelmäntoimittajien kesken on tehty sopimus tietosuojasta ja tekniseen ympäristöön liittyvistä vaatimuksista. Järjestelmäntoimittaja hoitaa rekisterin ja siihen sisältyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti niin, että rekisteri säilyy teknisesti eheänä ja luotettavana.

B. Manuaalinen aineisto ja sen suojaus

Asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa.