Asiarekisteri

Viranomaisen käsittelyssä olevista ja olleista asioista on pidettävä asiarekisteriä, johon rekisteröidään asiaa, asiankäsittelyä ja asiakirjoja koskevat tiedot (TiHL 25§).  Asiarekisteri on looginen rekisteri, joka koostuu kunnan fyysisistä asiarekistereistä ja asiankäsittelyn metatiedoista riippumatta siitä, missä tietojärjestelmässä ne muodostuvat. Asianhallintajärjestelmässä olevien metatietojen lisäksi asiarekisteriin kuuluu myös operatiivisissa tietojärjestelmissä syntyvät metatiedot asiankäsittelyn kulkua kuvaavina tietoina. (HE 284/2018)

Hallinnollisten asioiden asiarekisteriin kirjataan kaikki vireille tulleet asiat, niihin liittyvät käsittelytoimenpiteet ja asiakirjat. Enonkoskenn kunnassa on erillinen hallinnon asianhallintajärjestelmä, mutta loogiseen asiarekisteriin sisältyy myös tietoja muista operatiivisista järjestelmistä.

Tietovarannot

Tietovarannolla tarkoitetaan laajoja tietokokonaisuuksia, jotka kuuluvat kiinteästi yhteen fyysisellä tai loogisella tavalla. Tietovarannot muodostuvat kunnalle kuuluvien tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettävistä tietoaineistoista ja rekisteritiedoista, joita käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti. Enonkosken kunnan tietovarantoihin ja rekistereihin kerätään muun muassa kunnan palvelujen käyttäjien ja palveluntuottajien tietoja ja asiakirjoja sekä henkilöstö- ja talouspalveluiden tarvitsemia tietoja.

Fyysinen tietovaranto (tietokanta, rekisteri) on tiedon konkreettinen tallennuspaikka. Se voi koostua yhden tai useamman järjestelmän sisältämistä tiedoista (ts. järjestelmän tai järjestelmien yhteydessä sijaitseva tietokanta), tai se voi olla kokonaan järjestelmistä erillään sijaitseva tietokanta (tai rekisteri). Looginen tietovaranto on toiminnassa tai palveluissa tarvittavien ja yhteisesti hallittujen tietojen tai tietoaineistojen joukko. Se sisältää usein useiden tietojärjestelmien tietokantoja tai rekistereitä, tai osia niistä (tietoaineistoja ja niiden tietoryhmiä).

Enonkosken kunnan tietovarantoja ja rekistereitä on sekä analogisessa (paperi) että digitaalisessa (sähköisessä) muodossa. Rekisteröidyllä tarkoitetaan luonnollista henkilöä, jonka tietoja rekisterissä käsitellään. Rekisteröity on rekisteristä riippuen esimerkiksi asiakas, kuten kuntalainen tai esimerkiksi organisaation työntekijä tai yhteistyökumppani.

Enonkosken kunnan tietojen ja asiakirjojen käsittelyssä, säilyttämisessä, arkistoinnissa ja hävittämisessä noudatetaan lakien (kuntalain, hallintolain, EU-tietosuoja-asetuksen ja kansallisen tietosuojalain, julkisuuslain, tiedonhallintalain, tehtäväkohtaisen erityislain sekä arkistolain) asettamia säännöksiä ja määräyksiä.

Hakutekijät

Tiedonhallintalain (TiHL 28§) mukaan asiakirjajulkisuuskuvauksen tulee sisältää tiedot siitä, millä hakutekijöillä asiakirjoja on mahdollista hakea viranomaisen asiarekisteristä tai tietojärjestelmistä. Hakutekijöiden tarkoitus on auttaa asiakkaita yksilöidyn tietopyynnön tekemisessä ja viranomaista tietopyyntöön vastaamisessa.

Enonkosken kunnan asiakirjoja ja muita vastaavia tietoja voi järjestelmästä riippuen hakea muun muassa seuraavilla hakutekijöillä:

• asiakirjan tai asian nimi
• asianumero (diaarinumero)
• asian avauspäivämäärä
• asian vireillepanija
• henkilön nimi
• henkilötunnus
• kiinteistötunnus
• lupanumero
• osoite
• päätöksentekijä

Kunnan palveluiden tietovarannot:

Asuminen ja ympäristö

Asuntojen, kiinteistöjen ja tonttien vuokraus ja myynti
Käyttötarkoitus: asunto-, liiketila- ja maavuokra-/myyntipalveluiden järjestäminen (vuokraamiseen, vuokrasuhteisiin sekä myyntiin liittyvä asiankäsittely).
Keskeiset tietoaineistot: asuntohakemukset, vuokrasopimukset, vuokralaskutusaineistot, asukaslistat ja myyntiä koskevat asiakirjat.
Tietojärjestelmät: asianhallintajärjestelmä, toimisto-ohjelmat ja talouspalveluita tuottavan sopimuskumppanin tietojärjestelmät.

Kaavoituspalvelut
Käyttötarkoitus: kunnan kaava-alueen käytön määrääminen tiettyyn toimintaan kuten esimerkiksi omakotitalo, vapaa-ajanrakennus, maatalous tai viheralue. Rakentamismahdollisuuksien selvitys nykytilassa tai esim. ranta-asemakaavoituksella, kantatilaselvityksellä. Uusien tiennimien hyväksyminen ja rakennuspaikkojen osoitteiden määritys.
Keskeiset tietoaineistot: poikkeamislupa-, suunnittelutarveratkaisu- ja maisematyölupahakemukset ja päätökset, lausunnot ja kuulemiset, kaavoituskatsaus, kaavoitussopimukset, asiantuntijaselvitykset, yleisasema- ja ranta-asemakaavakartat ja -selostukset, muistutukset, mielipiteet, selvitykset, lausuntopyynnöt ja lausunnot, ajantasakaavakartat.
Tietojärjestelmät: kaavoituspalveluiden järjestelmä

Rakennusvalvonta
Käyttötarkoitus: rakentamiseen liittyvä neuvonta, valvonta ja asiankäsittely sekä rakennuslupa- ja ilmoitusasioiden valvontatoimenpiteiden ylläpito ja hallinnointi.
Keskeiset tietoaineistot: rakennus-, toimenpide- ja purkamislupahakemukset, ilmoitukset, purkamisilmoitukset ja päätökset, pääpiirustukset, rakenne- ja erityissuunnitelmat, kuulemiset, lausunnot, suunnittelija- ja työnjohtajatiedot, rakennusten ja huoneistojen ominaisuustiedot, katselmuspöytäkirjat, valvontapöytäkirjat.
Tietojärjestelmät: rakennusvalvonnan järjestelmät ja lupahakemusjärjestelmä.

Ympäristösuojelu
Käyttötarkoitus: ympäristölakien ja maa-aineslakien mukaisten tarpeellisten, paikallisten, olosuhteista johtuvien, kuntaa tai sen osaa koskevia yleisiä määräyksiä antaminen ja täytäntöön paneminen.
Keskeiset tietoaineistot: vireille tulleisiin lupa- ja päätösasioihin liittyvät tiedot kuten hakija- ja asianosaistiedot.
Tietojärjestelmät: rakennusvalvonnan järjestelmät, asianhallintajärjestelmä

Vesi- ja jätevesihuolto
Käyttötarkoitus: puhtaan veden jakelun sekä jäteveden asianmukaisen käsittelyn suunnittelu ja ohjaus sekä vesi- ja viemärilaitoksen liittymissopimusten ja laskutusten hallinta.
Keskeiset tietoaineistot: jätevesisuunnitelmat, ohjeet ja selvitykset sekä vesi- ja viemäriliittymäsopimukset
Tietojärjestelmät: toimisto-ohjelmat ja sopimuksen mukaisten toimittajien tietojärjestelmät.

Jätehuolto
Käyttötarkoitus: jätehuollon järjestäminen ja kehittäminen, jätehuoltoon liittyvä asiankäsittely ja jätehuollon viranomaistehtävät, kuten jätehuollon toteutumisen seuranta.
Tietoaineistot: asiakasrekisteritiedot, kiinteistö- ja rakennustiedot, jätehuollon järjestämismuoto, ilmoitukset, hakemukset ja päätökset jätehuollon järjestämisestä ja jätehuoltomääräyksistä poikkeamisesta, laskutusaineistot, viranomaispäätökset, lisäselvityspyynnöt, lausunnot, vastineet, raportit.
Tietojärjestelmät: sopimusten mukaisten palveluntuottajien (Alueellinen jätelautakunta, Savonlinnan seudun Jätehuolto Oy) tietojärjestelmät.

Tiet ja liikenneturvallisuus
Käyttötarkoitus: liikenneturvallisuuden edistäminen ja yksityistieavustusten järjestäminen.
Keskeiset tietoaineistot: liikenneturvallisuussuunnitelmat sekä yksityistieavustushakemukset ja niiden päätökset.
Tietojärjestelmät: asianhallintajärjestelmä ja toimisto-ohjelmat.

Venepaikkapalvelut
Käyttötarkoitus: venepaikkojen varausjärjestelmän ylläpitäminen ja laskutuksen toteuttaminen sekä ja veneilypalveluiden (mm. veneenlaskupaikat, asiointilaiturit) järjestäminen.
Keskeiset tietoaineistot: venepaikkarekisteri asiakastietoineen, sopimus- ja laskutustiedot
Tietojärjestelmät: toimisto-ohjelmat ja sopimuksen mukaisen palveluntuottajan (Sarastia) tietojärjestelmät.

Sivistys- ja liikuntapalvelut

Kirjasto
Tietovarannon käyttötarkoitus: kirjastopalveluiden järjestäminen ja toteuttaminen, asiakasmaksujen laskutus ja seuranta, tilastointi, lainausten valvonta, omatoimikirjaston käytön hallinnointi.
Keskeiset tietoaineistot: asiakkaan henkilö-, lainaus ja varaustiedot, asiakasmaksut ja maksuhistoria, huomautustiedot. Omatoimikirjaston käyttöoikeus- ja tilastotiedot. Kokoelmatiedot: nimekkeet, niteet. Asiakastietokoneiden varaustiedot, tilastotiedot, aineistokorvaukset.
Keskeiset tietojärjestelmät: sopimuksenmukaisen Lumme-kirjastojen yhteistoimijoiden toiminnanohjausjärjestelmä.

Liikuntapalvelut
Käyttötarkoitus: liikuntapalvelujen ohjaus ja tuottaminen ja liikuntapaikkojen ylläpitäminen sekä avustusten myöntäminen.
Keskeiset tietoaineistot: liikuntapaikkaluettelo, liikuntapalvelujen asiakastiedot, salivuorojen saajat, avustusten saajat.
Tietojärjestelmät: ei erillistä tietojärjestelmää

Perusopetus
Käyttötarkoitus: esiopetuksen ja perusopetuksen suunnittelu, kehittäminen, järjestäminen ja toteuttaminen. 
Keskeiset tietoaineistot: opetus- ja lukuvuosisuunnitelmat, päätökset, opiskelijoiden henkilö- ja koulunkäyntiin liittyvät tiedot sekä opettajien tiedot.
Tietojärjestelmät: oppilashallinnon tietojärjestelmäkokonaisuus, opetuksessa käytettävät sovellukset ja asianhallintajärjestelmä. Lisäksi Opintopolku.fi, Koski, ePerusteet (OPH).

Varhaiskasvatus
Käyttötarkoitus:  varhaiskasvatuksen suunnittelu, kehittäminen, järjestäminen ja toteuttaminen.
Keskeiset tietoaineistot: kuntakohtaiset varhaiskasvatussuunnitelmat, varhaiskasvatuksessa olevien lasten ja huoltajien tiedot, varhaiskasvatushakemukset, tehostetun ja erityisen tuen tukitoimet ja niiden suunnittelu, varhaiskasvatukseen ottamista koskeva päätös, lapsen varhaiskasvatussuunnitelma, läsnäolopäiväkirjat, tuloselvitykset, valvontaraportit, asiantuntijalausunnot, päätökset.
Tietojärjestelmät: varhaiskasvatuksen tietojärjestelmä, asianhallintajärjestelmä ja Varda (OPH).

Muut palvelut

Elinkeinotoimi
Käyttötarkoitus: elinkeinopalvelujen ohjaus, neuvonta ja kehittäminen sekä yritystoiminnan ja matkailun edistäminen. Tietoja käytetään viestintään, markkinointiin ja yritysten kontaktointiin sekä raportointiin.
Keskeiset tietoaineistot: tapahtumatiedot, yrittäjät ja yhdistykset sekä heidän/niiden yhteystiedot
Tietojärjestelmä(t): toimisto-ohjelmat

Hallintopalvelut
Käyttötarkoitus: vireille tulleiden asioiden käsittely, asioihin liittyvien sähköisten asiakirjojen sekä toimielin- ja viranhaltijapäätösten hallinta, tietopalvelu ja asiakirjojen arkistointi sekä vaalien järjestäminen.
Keskeiset tietoaineistot: asianhallinnan rekisteritiedot, päätöksenteon, luottamushenkilötyöskentelyn ja toiminnan tukipalveluiden tietoaineistot; luottamuselin- ja luottamushenkilörekisterit, aloitteet, sopimukset, raportit, suunnitelmat ja kertomukset, strategiat, sidonnaisuusrekisteri. Säännöt ja ohjeet, tietosuojaselosteet, tiedotteet, verkkosivuaineistot.
Tietojärjestelmät: asianhallintajärjestelmä, tiedonohjausjärjestelmä, sähköinen kokoushallinta ja Oikeusministeriön hallinnoima Vaalitietojärjestelmä.

Henkilöstöpalvelut
Käyttötarkoitus: henkilöstö- ja palvelussuhdeasioiden hoitaminen sekä henkilöstön ja luottamushenkilöiden palkan- ja palkkioiden maksaminen.
Keskeiset tietoaineistot: henkilöstökertomus, ohjeet, raportit, suunnitelmat, paikallisneuvotteluiden asiakirjat, sopimukset, yhteistoiminnan tietoaineistot, rekrytoinnin tietoaineistot, palvelussuhdetiedot, vakanssirekisteri, työvuoroasiakirjat, palkanlaskenta- ja maksamistiedot, matkasuunnitelmat ja -laskut, työnantajavelvoitteita koskevat tiedot, tilastot, koulutustiedot, henkilöstön palkitsemistiedot, työsuojelun ja työhyvinvoinnin tietoaineistot, työterveyshuollon järjestämiseen liittyvät tietoaineistot.
Tietojärjestelmät: sopimuksenmukaisen palveluntuottajan (Sarastia) tietojärjestelmät.

Maaseutupalvelut
Käyttötarkoitus: viljelijätukihakemusten vastaanotto, käsittely, päätöstenteko ja maksatus, maatilarekisterin ylläpito peltokarttatietoineen, sato-, hirvi-, petoeläinvahinkojen korvausasiat, hukkakauravalvonta, maaseutuelinkeinojen kehittäminen sekä Ruokaviraston sähköisen asioinnin tekninen apu (Vipu-palvelu ja Eläintenpitäjä- ja pitopaikkarekisteri).
Keskeiset tietoaineistot: tukihakemus ja -päätöstiedot, sitoumukset, maksatusaineistot, tukien valvontaan liittyvät valvontatiedot, tilatukisiirtohakemus- ja päätöstiedot, eläintenpitäjä- ja pitopaikkahakemukset, vahinkoarviointipäätökset, katselmuspöytäkirjat, kehittämisrahahakemukset ja -päätökset sekä lausuntopyynnöt ja lausunnot.
Keskeiset tietojärjestelmät: sopimuksen mukaisen palveluntuottajan (Savonlinnan kaupunki) sekä Ruokaviraston hallinnoimat tietojärjestelmät.

Nuorisopalvelut
Käyttötarkoitus: etsivän nuorisotyön palveluiden järjestäminen ja toteuttaminen sekä nuorisotilatoiminnan järjestäminen. 
Keskeiset tietoaineistot: suunnitelmat, päätökset, tiedotteet, asiakkaan henkilötiedot ja palvelusuunnitelmat sekä palveluihin osallistuvien rekisterit ja tilastot.
Tietojärjestelmät: asiakastieto- ja tilastointijärjestelmä (etsivä nuorisotyö).

Talouspalvelut
Käyttötarkoitus: talouden ja toiminnan suunnittelu, toteutus ja kehittäminen.
Keskeiset tietoaineistot: TA-suunnitelmat, toteumaraportit ja tilinpäätös sekä osto- ja myyntilaskuihin, perintään, saataviin, ottolainauksiin, rahoitusavustuksiin ja valtionosuuksiin liittyvät tietoaineistot.
Tietojärjestelmät: sopimuksen mukaisen palveluntuottajan (Sarastia) tietojärjestelmät.

Työelämäpalvelut
Käyttötarkoitus: kunnan työllisyyttä edistävän toiminnan/palveluiden järjestäminen ja ylläpito.
Keskeiset tietoaineistot: päätökset, maksatus- ja seurantatiedot, arviointitiedot, tilastotiedot, työllisyyshankkeiden hallinnointitiedot, työmarkkinatukitiedot, työttömyyttä koskevat tiedot, osaaminen, koulutus- ja työhistoria, asiakkuutta koskevat tiedot.
Tietojärjestelmät: sopimusten mukaisten palveluntuottajien (Savonlinnan kaupunki, Sosteri) tietojärjestelmät.